Nelle norme che regolano il rapporto di agenzia, soprattutto negli articoli da 1742 a 1753 del codice civile, non si trova una regolamentazione specifica per il deposito, che spesso è parte integrante dell'attività di intermediazione. È probabile che in futuro ci sarà un aumento dell'uso dei depositi agenziali per soddisfare più rapidamente le richieste dei clienti, specialmente nelle aree ad alto flusso commerciale, dove il costo dei trasporti può essere ridotto consolidando le spedizioni verso il deposito anziché inviarle singolarmente a ciascun cliente. Tuttavia, ciò comporta la gestione aggiuntiva di localizzazioni decentrate.
La definizione "agente con deposito" o "rappresentante con deposito" indica effettivamente l'esistenza di due rapporti distinti tra le stesse parti, sia concettualmente che legalmente. Mentre per il rapporto di agenzia si applicano gli articoli 1742 e seguenti del codice civile, per il rapporto di deposito si deve fare riferimento alla disciplina specifica negli articoli da 1766 a 1797 del codice civile. L'articolo 1766 del codice civile definisce il deposito come il contratto in cui una parte riceve da un'altra una cosa mobile con l'obbligo di custodirla e restituirla in natura. Tuttavia, la restituzione può avvenire anche al cliente nella zona di competenza, anziché al depositante.
L'eventualità della consegna al cliente è prevista dall'articolo 1777 del codice civile. Inoltre, mentre la disciplina del deposito si concentra sull'obbligo di custodia, nei depositi associati all'intermediazione prevale l'obbligo di assicurare il rifornimento dei clienti. Se la disciplina del deposito non sembra applicabile, si può ricorrere alla stipula di un contratto atipico, conforme all'articolo 1322 del codice civile, che consente la conclusione di contratti non regolamentati in modo specifico. Tuttavia, è importante applicare le disposizioni pertinenti alla disciplina del deposito.
Un aspetto fondamentale sia per la casa mandante che per l’intermediario con deposito è l'articolo 53 del Decreto del Presidente della Repubblica del 26 ottobre 1972, numero 633, con le sue successive modifiche e integrazioni, che tratta delle "Presunzioni di cessione e di acquisto".
Per la prima presunzione, si presume che i beni acquistati, importati o prodotti e non presenti nei luoghi in cui il contribuente (cioè l'impresa o la società) svolge la propria attività, siano stati ceduti, a meno che non si dimostri, tra le altre circostanze, che tali beni sono stati consegnati a terzi senza trasferimento effettivo di proprietà. È importante notare che il rapporto di deposito è esplicitamente menzionato in questa presunzione.
Per la seconda presunzione, i beni presenti nel luogo o in uno dei luoghi in cui il contribuente svolge la propria attività sono presumibilmente stati acquistati, a meno che il contribuente stesso dimostri di averli ricevuti in base a un regolare rapporto. Anche qui, viene menzionato il rapporto di rappresentanza nel quarto comma dell'articolo 53, ma vengono considerati implicitamente anche i rapporti menzionati nella prima presunzione.
Può sembrare insolito a chi non è familiare con la disciplina dell’IVA che ci siano due regolamentazioni diverse per l’intermediazione con deposito: una specifica per il rappresentante con deposito e l'altra per varie situazioni, tra cui il rapporto di agenzia con deposito. Le formulazioni utilizzate sono ambivalenti, in quanto "contengono" entrambi i rapporti distinti, ma si focalizzano sul rapporto di deposito. L'articolo 53, d'altro canto, mira a regolare la presenza e i movimenti di beni.
Per quanto riguarda gli adempimenti necessari per contrastare le presunzioni di cessione (presso la casa mandante) e di acquisto (presso l’intermediario), la posizione dell’agente con deposito non viene trattata separatamente, al contrario di quanto avviene per il rappresentante con deposito, come vedremo in seguito.
Il deposito presso l’agente è incluso nella definizione di “deposito” nell'articolo 53 del Decreto del Presidente della Repubblica 633/1972, insieme a numerose altre situazioni contrattuali. Si parte con i beni consegnati a terzi in lavorazione, poi si parla di quelli depositati, di quelli affidati in base a contratti estimatori, e così via fino ad includere i beni consegnati per altri motivi non traslativi della proprietà.
In riferimento alla lettera b) del comma 1 dell’art. 53, si sottolinea che nel comma 3 dello stesso articolo viene stabilito che la consegna dei beni a terzi, inclusa l'agente con deposito, deve essere documentata tramite il libro giornale o altro registro conforme al codice civile, oppure attraverso un registro adatto alle norme dell'art. 39 del D.P.R. 633/1972, o ancora tramite altro documento conforme allo stesso articolo o un atto registrato presso l’ufficio del registro. La soluzione più pratica, per tenere traccia dei movimenti del deposito, è la gestione di un registro apposito conforme all'art. 39 del D.P.R. 633/1972.
È importante notare che il registro menzionato non può essere sostituito dalle registrazioni di magazzino, come indicato nell’art. 14, lett. d), del D.P.R. 29.09.1973, n. 600.
I rappresentanti, che operano con deposito, sono specificamente menzionati nel primo comma dell’art. 53, che si concentra sui luoghi di attività dell’impresa o società, includendo anche le relative dipendenze, citando numerose denominazioni usate in pratica. Anche per il rappresentante, come per l’agente, la menzione è utile per la lettera b), poiché in entrambi i casi si tratta di beni consegnati a terzi in deposito. Tuttavia, per il rappresentante c'è una menzione particolare.
Il legislatore lo considera distintamente nel terzo comma dello stesso articolo 53, dove viene descritta la procedura per superare la presunzione di cessione per i passaggi non traslativi della proprietà. Il secondo periodo stabilisce che la rappresentanza deve essere documentata tramite atto pubblico, scrittura privata registrata o lettera annotata in registro apposito, con data anteriore al passaggio dei beni, presso l'ufficio competente in relazione al domicilio fiscale del rappresentante o del rappresentato.
Tra le varie opzioni, la più pratica è l'uso di una lettera-contratto, da predisporre prima del primo movimento di merce e da sottoporre all'annotazione presso l'ufficio IVA competente. È preferibile che questa responsabilità ricada sulla casa mandante, che dopo l'annotazione invierà una copia al rappresentante, possibilmente tramite posta prioritaria. La data certa è attestata dal timbro dell'Ufficio IVA, anche ai fini dell'art. 2704 c.c. Tuttavia, questo adempimento non esclude la tenuta di un registro di carico e scarico, già consigliata per monitorare la movimentazione del deposito.
A rigore, per il rappresentante potrebbe applicarsi anche il terzo periodo del terzo comma dell'art. 53, che contempla la consegna dei beni a terzi, inclusa la consegna ai rappresentanti, come specificato nella lettera b) del primo comma dello stesso articolo 53. Non sembra esserci spazio per un'interpretazione diversa.
La presunzione di acquisto per i beni della casa mandante, situati nei depositi "a latere" degli agenti e dei rappresentanti, è superata attraverso gli adempimenti descritti nei paragrafi precedenti. Considerando l'agente o il rappresentante come contribuente, questa conclusione deriva dal quarto comma dell'art. 53, D.P.R. 633/1972, che stabilisce che i beni presenti nei luoghi in cui il contribuente svolge la sua attività (deposito vicino all'agenzia o alla rappresentanza) sono presumibilmente acquistati, a meno che il contribuente dimostri, nei modi indicati nei primi due commi, di averli ricevuti in base a un rapporto di rappresentanza o di lavorazione o ad altri titoli. Le procedure correttamente seguite consentono quindi di superare sia la presunzione di cessione (dalla casa madre) che quella di acquisto (dall'intermediario).
Il trattamento differenziato riservato al rappresentante dal legislatore evidenzia la distinzione tra agente e rappresentante, come delineato nei confronti tra l'art. 1742 e l'art. 1752 c.c. Tale confronto mette in luce che, mentre l'agente promuove la conclusione degli affari, il rappresentante li conclude direttamente.
Di conseguenza, l'agente con deposito dovrebbe presentare l'affare alla casa mandante prima di consegnare i beni richiesti dal cliente; invece, questa prassi non sarebbe necessaria per il rappresentante con deposito, poiché ha il potere di concludere autonomamente gli affari.
Se viene istituito un deposito in una località distante dalla sede della casa, ma comunque strategica per le vendite, ciò implica un impegno a servire la clientela con sollecitudine. Questo suggerisce che la qualifica di "agente" potrebbe essere solo nominale, non effettiva. All'intermediario viene quindi data la possibilità di consegnare immediatamente la merce, anche se basata su un elenco di clienti assegnati dalla casa mandante. In tal caso, se ha il potere di concludere affari, non è più considerato un agente, ma un rappresentante. In molti casi, si riscontra che la rappresentanza è più comune, soprattutto dove esiste un deposito.
